Általában az év végén, november-decemberben készítjük el a következő évi költségvetésünket, attól függően, hogy mekkora tervezést igényel, akár több hónapig is húzódhat. A kis szervezeteknek is fontos pont az életükben, mikor az első költségvetésük elkészül. Kevés költség, kiadás és bevétel esetén is lényeges, hogy legyen egy tervünk, amihez tartjuk magukat. Ha a szervezet gördülékenyen működik, még az év végén megkaphatjuk az elnökségünktől, kuratóriumunktól a jóváhagyást a a büdzsénkre. Év elején pedig kezdhetjük a megvalósítást.
Mik a legfontosabbak egy költségvetésnél?
- Reálisan tervezzünk. Csak olyan kerüljön a költségvetésbe, amiben biztosak vagyunk, hogy képesek leszünk megvalósítani.
- Ha a biztosra akarunk menni, akkor a kiadásokat kicsit nagyobbra, a bevételeket kicsit kisebbre tervezzük, mint ahogyan reálisnak gondolnánk.
- Adományszervezési költségvetésnél fontos, hogy előre lássuk a fenntarthatóságát egy-egy programunknak, ezért célszerű rögtön az első három évre kiszámolni a bevételeket és kiadásokat.
- Az adományszervezési költségvetésben az adományszervezéssel kapcsolatos kiadások és bevételek találhatóak. Ez része egy nagyobb, szervezeti költségvetésnek, amelyben a szervezeti kiadások találhatóak.
- Sokszor ez nehézséget okozhat a szervezet többi részének, mivel sokszor nem tudja a vezetés, hogy két-három év múlva milyen programokat, kampányokat szeretne futtatni. Ezért használjuk a szervezeti stratégiát (reméljük van ilyen és legalább három évre szól), amely megmutatja a kívánt irányvonalakat, így egy körülbelüli összeget tudunk tervezni az előző év kiadásai és a következő évek tervei alapján. Ezeket persze inkább felültervezzük.
- A bevételek tervezésekor fontos megkülönböztetnünk a rendszeres és az egyszeri adományokat. A rendszeres adományok tervezésekor célszerű egy külön táblázatban követni a folyamatos növekedését a donor bázisunknak, az adományok ezzel párhuzamos növekedését és számolni a hónapra lebontott éves lemorzsolódási mutatóval.
- A lemorzsolódást ne feledjük el az egyszeri adományozók esetében sem. Az egyszeri adományozók lehetnek Direkt Mail vagy egyszeri rendezvényen adományozók, akiket a későbbiekben újra és újra megkeresünk. Fontos, hogy a szervezeten belül milyen fogalmakat használunk, kit tekintünk rendszeres és kit egyszeri adományozónak. Megkülönböztetést tehetünk az adományozás módja vagy az egy éven belüli gyakorisága alapján is.
- Az aktív és az inaktív, vagy „lapsed” donorokat is meg kell határoznunk. Az egyik nemzetközi definíció szerint aktív támogatónak nevezük azokat a donorokat, akik az elmúlt 12 hónapban legalább egyszer adományzotak. Ezek alapján inaktívak azok, akik korábban adtak, de az elmúlt 12 hónapban már nem. Rendszeres adományozó lehet, aki az elmúlt 12 hónapban legalább kétszer adományozott. Ezeket sok helyen „lapsed” donoroknak hívják, akiket szintén legalább két csoportra bontanak, a „deep lapsed” és a „lapsed” csoportra. A „deep lapsed” csoport általában az, aki több, mint az elmúlt 24 hónapban nem adományozott már, de korábban aktív volt. Ezen kívül érdemes egy olyan kategóriát is felállítani, ami azokról szól, akik ugyan jelezték adományozói szándékukat, de mégsem adományoztak végül. Ők lehetnek pl a „potenciális donorok”. De a definíciókat mindig a szervezetnek magának kell meghatároznia, nincs olyan sztenderd, amit mindenképpen követni kell.
- Bevételeinket mindig a saját korábbi tesztjeink eredményei alapján határozzuk meg! Amennyiben nem voltak még tesztjeink, tervezzük kifejezetten konzervatívan és használjuk a hazai és nemzetközi indikátorokat. A tervezésekor fontos, hogy a költségvetésünk ezen része tesztjellegű, azaz amennyiben megérkeznek az első eredmények, azonnal át kell dolgozni a költségvetést a realitáshoz legközelebbire.
- Az adományszervezési költségvetésnek két része van, az egyik az „Acquisition”, azaz az új támogatók beszerzését célzó program (kiadások és bevételek), és a „Retention” vagy „Continuing Support”, azaz a meglévő támogatók támogatása. Minden fundraising program esetében az új támogatók beszerzése sokkal többe kerül, mint a meglévők megtartása, így fontosabb szerepet játszanak a meglévő támogatók. Ennek ellenére sokszor elfeledkezünk megtartó programra költeni, pedig a költségvetésből könnyen kiderül, hogy a meglévő támogatók megtartása sokkal kevesebbe kerül a szervezetnek, mint az újak beszerzése.
- A meglévő és az új támogatók esetében is számolni kell a lemorzsolódási mutatóval. Ezekre a mutatókra nemzetközi sztenderdeket találunk, amelyeket alapul vehetünk egy tesztünknél, ha még nincsenek saját eredményeink.
- A fundraising programunk fenntarthatóságát és eredményességét az éves és három éves ROI (return of investment), azaz a megtérülési mutató adja meg. Persze ezen kívül érdemes a támogatók létszámnövekedését is figyelembe venni és az egy támogatóra fordított összeget (cost/donor) is figyelemmel követni, mert ebből is megtudhatjuk, hogy milyen eredményes az adományszervezésünk.
- A költségvetés elkészítésekor láthatjuk, hogy melyik fundraising programunk milyen eredményes, így könnyebben hozunk vezetői döntéseket is a megtérülési mutató alapján. Általában a tervezett programok kiszámítása vesz el annyi időt, hogy akár hónapokon át is tervezhetjük a költségvetést, míg a kiszámolt programok esetében összehasonlításokat téve dönthetünk a jövő évi programokról. Például amint kiszámoltuk egy adományszervező rendezvényünk kiadásait és bevételeit, a donorszámát és az egy támogatóra költött összeget, az egyszeri támogatókból befolyó bevételeket, könnyen össze tudjuk hasonlítani a tervezett digitális kampányunk kiadásaival, bevételeivel és rendszeres adományozóktól befolyt
összeggel és a két program első éves és három éves ROI-ját, amelyből egyértelműek kiderül melyik program hoz több bevételt és melyik fenntarthatóbb hosszú távon. (Megsúgjuk, hogy ezen két esetben valószínűleg a digitális, már csak azért is, mert az rendszeres adományokat hoz.) - Amint elkészültünk a számokkal, célszerű az értelmezéshez és elemzéshez grafikonokat készíteni, amelyek gyorsabban megmutatják számunkra a megtérülést.
Az adományszervezési költségvetés tervezésekor ne feledjük, hogy a fundraising egy befektetés, amelyhez rendelkeznünk kell befektetni való tőkével és szakértelemmel is ahhoz, hogy fenntartható és hosszútávú módon elegendő bevételt tudjon egy adományszervezési program produkálni.
Amennyiben pályázatokból vagy major donorokból, nagy összegű támogatókból vagy céges támogatásokból tervezzük fenntartani a szervezetünket, ezekre a programokra sok előkészületi időt kell szánni, hiszen a költségvetését csak akkor tudjuk megbecsülni, mikor már legalább egy fél éves felkutatási időszakon túl vagyunk, amikor már feltérképeztük a lehetőségeinket. Ezért nagyobb a kockázata ezeknek a programoknak, mint egy egyéni adományozókra koncentráló programnak.
Ne feledjük, a költségvetés csak egy terv, egy irányvonal, amennyiben valami oknál fogva nem tudjuk megvalósítani terveinket, nem tud időben indulni egy adományszervezési programunk, nem kezdődik el egy kampányunk. Mindig felül kell bírálnunk a költségvetésünket. Mindig igyekezzünk reálisak és aktuálisak maradni.
Amennyiben szükségetek van segítségre költségvetés tervezésekor, nyugodtan keressetek bennünket!
Liza
