Otthonról dolgozni? Remek ötlet! Ki ne szeretne inkább otthonról, a kanapéról e-maileket nézegetni pizsamában? Vagy a kertben a virágok között tartani meg egy megbeszélést online?
Évek óta dolgoztam már online egy-két projekten. Megbeszélések, kreatív meetingek, online tréningek, webinar-ok, ilyenekben már volt tapasztalatom mikor két éve kaptam egy olyan főállású munkát, amelyben csak és kizárólag online, otthonról kezdtem dolgozni egy nemzetközi szervezetnek, akiknek mégcsak irodájuk sincs Magyarországon.
Az első gondolatom az volt, hogy most aztán megtehetném, hogy egy tengerparti nyaralóban éljek és onnan dolozzam 😀 (Végül az iskola és óvoda
miatt mégiscsak Budapest maradt a családi központunk. )A következő pillanatban pedig félni kezdtem: mi van, ha valami gond lesz a gépemmel és nem tudom megjavítani? Nem ugorhatok át a szomszéd irodába egy kis IT segítségért. Mi lesz, ha nem tudom kezelni az új virtuális eszközöket? Mi lesz, ha elmegy az internet? Mi lesz, ha nem tudom hogyan kell kiállítani a számlát és nem tudok csak úgy beugrani a pénzügyre? Kivel fogok kávézni, beszélgetni, kivel fogok ebédelni?
Otthonról dolgozás technikailag
A technikai problémákon hamar túljutottam, mikor már az első napon az IT-sekkel cseteltem és láttam, hogy korántsem kell egy IT-snak a közelemben lennie ahhoz, hogy hozzáférjen a gépemhez, hogy megjavítson ezt és azt és hogy elmagyarázza mi a teendőm. Valójában sokkal magabiztosabb lettem a laptopommal kapcsolatban, mert így nem szaladgálok át folyton segítséget kérni valakitől, hanem megpróbálom előbb magam megoldani. Ha jó a munkahely, igyekszik mindenki a lehető legkevesebb technikai terhet rátenni a dolgozókra és biztosítani az állandó segítségnyújtást, akár cseten, akár online kurzusok kapcsán.
Munkaszervezés: a naptár
A virtuális team-ben való munkának van néhány különlegessége, ami a természetéből adódik. A munkaszervezés online folyik, azaz például a naptáradba amilyen megbeszéléseket beírsz, azt a főnököd vagy a munkatársaid is láthatják, hogy így könnyebben tudjunk közös időpontokat találni közös megbeszélésekre. Ezt én mindig elfelejtettem és rendszeresen beírtam magyarul a gyerekekkel kapcsolatos teendőket, vagy hogy éppen melyik gyerek hol van és mit csinál 😛
Munkaszervezés: kommunikáció, virtuális meetingek
A virtuális csapat megszervezése sokkal több megbeszélést igényel. Heti csapatmegbeszélések, heti, legalább egyszer megbeszélés a felettessel, és minden más projektre egy-egy munkatárssal, csapattal. A megbeszélések során néhány alapvető szabályt mindig betartunk, amit mi csak „Ways of Working – WoW”-nek, a mi munkakultúránk szabályainak nevezünk. Az egyik ilyen, hogy „We say Hi!” (Mondjuk, hogy Szia!) 😀 Ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy minden egyes megbeszélésünk előtt az első 15 percet (!) azzal töltjük, hogy a magánéletünkről csevegünk. Ez a munkaidő része! A nemzetközi Mother Nature nemzetközi társadalmi vállalkozásunkban ezt úgy nevezzük „becsekkolunk”, azaz egy körben végigmegyünk, ki hogy van ma, mi foglalkoztatja mostanában, hogy vannak a gyerekek stb. Ez a 15 perc tartja meg a motivációt, lelkesedést és emiatt nem szigetelődünk el egymástól. Meg a skype-chat miatt, ugyanis minden reggel beköszönünk a skype-chat-re, hétfőnként elmeséljük ki mit csinált a hétvégén, képeket posztolunk, két megbeszélés között ott csetelünk munkáról és ebédről és mindenféléről. Ez a chatszoba helyettesíti a közös térben élést, a közös kávézást.
Munkaszervezés: közös doksik és az eredmények
A munkám során leginkább projektekben dolgozom, amelyeknél a munka eredménye lett meghatározva. Az, hogy a munkát milyen ütemben és milyen módon végzem el, a végeredmény szempontjából nem igazán fontos. A munka folyamatát könnyen lehet követni, ha minden munka (vagy a nagy része) közös, online dokumentumokban történik. Drive, Box, belső honlap, Workplace (Belső Munka-Facebook nagy szervezeteknek), közös, megosztott dokumentumok segítik azt, hogy lássuk ki mit csinál éppen. De azt ne feledjük, a virtuális munka leginkább annak megy jól, aki motivált, akit lelkesít a munkája, ez az energia hajtja a mindennapokban
Az otthon veszélyei: a munkaidő
Nemrégiben valaki azt mesélte, hogy két megbeszélés közben aludt egyet délelőtt, helyette viszont este kilenckor is még az e-mailjeire válaszolgatott. Ha otthon vagy könnyen beszaladhat a gyerkőc a szobádba, bekiabálhat a meetingre, csengethet a postás, felforrhat a leves… ezért legyünk türelmesek egymással, de próbáljuk meg kiszűrni ezeket a nemkívánatos eseményeket. Én erősen javaslok egy zárt helyet, egy fix asztalt, ahonnan minden nap dolgozol.
Az otthonról való munka nagyfokú időmenedzsmentet és önismeretet is kíván. Tényleg be akarod tölteni az egész délelőttödet négy megbeszéléssel, amik között még öt perc szünet sincs? Vagy biztos vagy benne, hogy jó ötlet betenni a mosást, miközben a munkatársadra vársz, mert késik a megbeszélésről? Jó ötlet reggeli nélkül leülni a gép elé, hogy aztán csak délután eszmélj rá, hogy ma még nem is ettél, csak elsodort a munka? Esetleg egy kis szünetként elkezdesz nézni egy rövid videót és csak azt veszed észre, hogy már két óra elment a munkaidődből?
Az otthonról való munka sokszor flexibilisebb a munkaidő terén, másrészről sokkal könnyebben kicsúszik az idő a kezünk közül. Nagyon javaslom, hogy kezd el komolyan követni, hogy mennyi a ténylegesen munkára szánt és fordított idő. Én egy timesheet-et írok, amiben a különböző projektekre tervezett és aztán ténylegesen belerakott időt követem. Később ez segít abban is, hogy tudjam mennyi munkaidőbe tellik egy-egy különböző tevékenység.
Találkozások
Ha otthonról dolgozol, akkor sem árt a szociális kapcsolat! Főleg azok tudnak könnyen elszigetelődni, akik egyedül élnek. Már csak azért, hogy legyen kivel kávéznom, egy irodában asztalt béreltem, hogy oda rendszeresen bejárhassak, emberek közé. A jelen körülmények között az otthoni, online munka épp a közösségi találkozások elkerülése végett jön létre, így sajnos valószínűleg épp a munkatársakkal való találkozások nem fognak gyakran létrejönni. A mozgás, a természetben sétálás, a családdal találkozás segít abban, hogy az otthoni munka legnagyobb veszélyét elkerüljük, az elszigetelődést.
Szervezeti tanácsadóként szívesen segítek csapatoknak átállni virtuális munkavégzésre. Keressetek bizalommal.
Liza, liza.baranyai@gmail.com
