Időmenedzsment

Néha egész napod elmegy az e-mailekre való válaszolgatással? Máris délután van és te még bele sem kezdtél a napi teendőkbe? Egész nap megbeszéléseid vannak és már emlékezni sem tudsz, hogy milyen témával kezdted a reggelt?

Néhány tippel szeretnénk segíteni, hogy hatékonyabban folytasd a munkád és menedzseld az idődet.

1. Az e-mailek

Az emberek az e-mailjeik olvasásával töltik a munkaidejük nagy részét. Jó pár éve hallottam egy előadást egy remek munkatársamtól, amelyben azt javasolta, hogy az e-mail postafiókunkra gondoljuk úgy, mint az igazi postaládánkra. Ki az, aki ötpercenként kimegy a postaládájához megnézni, hogy nem kapott-e levelet? Nos, az e-mailjeinkkel azért töltünk el sok időt, mert folyamatosan oda-vissza ugrálunk más teendők és az e-mailek ellenőrzése között. Ezzel nem segítjük elő sem azt, hogy megkapjuk azt a bizonyos e-mailt, amire várunk – ha valamire egyáltalán várunk – sem azt, hogy a többi munkánk haladjon.
Ezért javasoljuk az alábbiakat:

1. 1. Nézd meg reggel az e-mailjeidet, prioritizáld őket az alábbiak szerint:
      – Azonnal megválaszolandó (mert sürgős, vagy mert egy pillanat alatt elintézhető)
      – Még aznap meg kell válaszolni, de némi utánanézést igényel (ezeket lehet például becsillagozni)
      – Nem sürgős, elég csak a héten válaszolni
   2. Ezután ZÁRD be az e-mailjeidet és ne is nyisd ki ebéd utánig, amikor remélhetőleg már elvégezted mindazokat a feladatokat, amiket a délelőttre terveztél. Vigyázz, a mailboxod csábítani fog, de te akkor is maradj erős és koncentrálj a délelőtti feladatlistádra!
   3. Délután – vagy mikor végeztél a tervezett teendőkkel – nyisd ki megint a postafiókod és nézd meg a második hullámot, majd ugyanúgy járj el, mint az elsővel.
   4. Másnap tedd ugyanezt, de közben nézd át, amit a hétre hagytál, azaz az olyan e-maileket, amelyeket még a héten kell megválaszolnod.

2. Megbeszélések

Úgy tűnik, mintha egész nap csak megbeszélésekre járnál?

1. • Célszerű összehangolni a rendszeres megbeszéléseket a munkatársakkal. Tevékenység- vagy feladattípusokra is oszthatod a meetingeket, azaz a hét első felében az egyik, második felében a másik osztállyal találkoztok. Ahol rendszeres megbeszélésekre van szükség, ott is logikusan tervezzetek, pl ha egy olyan megbeszélésed van, amelyben be kell számolnod az osztályod munkájáról, akkor előtte mindenképpen szervezz egy olyan megbeszélést, amikor az osztályodon dolgozók beszámolnak neked. Vagy ha éppen a te dolgod továbbadni a többieknek az információt, akkor célszerű rögtön a nagy megbeszélés után tartani a kisebbet, amelyen azon nyomban tovább is adhatod az információkat, így biztosan nem fogsz semmit elfelejteni.
   • A megbeszéléseknek legyen egy facilitátora, aki a szót adja és aki az időt ellenőrzi. Senki sem szereti az egész napját eltölteni egy megbeszélésen! Ezért ha lehet, tervezzétek meg a megbeszélés menetét, a félszólalóknak legyen egy fix idejük, amennyivel rendelkezhetnek és a facilitátor tartsa is be ezt a rendelkezésre álló időkeretet.
   • Sok megbeszélés csúszik a késések miatt. Erre a problémára sokféle megoldás született már, de a legjobb az, ha a csapat maga agyal ki saját magának „büntetést” a késésért. Van, ahol fizetni kell, ha késel, ami pénzből aztán a csapat közös ebédet rendel, van ahol jegyzőkönyvvezetőnek kell állnia annak, aki késik stb. A legjobb mégis, ha a csapat maga szabja ki szabályait és büntetéseit.
   • A megbeszélések előtt hagyj magadnak 5-10 percet a felkészülésre és ráhangolódásra. Semminél nem rosszabb, ha a megbeszélésen mindenki máshol jár, nem tud koncentrálni. A megbeszélések után célszerű rögtön a teendőket feljegyezned, nehogy valami elvesszen a megbeszéltekből.

   • Online naptár: A gmail-nek, de több programnak is van olyan funkciója, amellyel a munkatársak egymás naptárába betekintést nyerhetnek és így könnyen egyeztetnek egymással időpontot. Javasoljuk az ilyen naptárak bevezetését, így nem kell e-mailen és skype-on, személyesen köröket futni csak egy időpont egyeztetése végett, hanem csak betekintünk a meghívni tervezett munkatársak naptárába és egy közös időpontot nézünk ki, amelyen mindenki szabad.
     Fontos a munkaszüneti napokat és a szabadságokat is itt rögzíteni, épp az előbbiekért, hogy tudjuk ki mikor van bent, valamint azt is, ha külső programja van vagy más okból nincs az irodában.

3. Napi teendők rendszerezése

Az első time menedzsment kurzust általános iskolás koromban kaptam, a napközis tanárnőtől. Ez a kiváló tanárnő minden délutánt azzal kezdett, hogy felírta velünk, diákokkal a táblára, hogy milyen tantárgyból van házi feladat és azt mennyi idő alatt tudjuk elvégezni. Idővel a szükséges idő megtippelése is egyre jobban ment nekünk. Azóta is vezetek napi és heti teendőlistát, bár az időszükségletet csak akkor szükséges megtippelnem, ha határidőre kell elkészítenem valamit.

A napi teendőlista készítése után prioritizáljuk a teendőket, sürgősség és fontosság szerint

1. 1. Sürgős és fontos: Csináld meg most rögtön!
   2. Fontos de nem sürgős: Döntsd el mikor csinálod meg
   3. Sürgős de nem fontos: Delegáld ki
   4. Nem sürgős és nem fontos: Hagyd ki nyugodtan

Egy példa: A sürgős és fontos, azaz az azonnal megcsinálandó teendők közé tartozik: a határidős munka (főleg a felettesnek), a krízisek és a nyomasztó problémák, amelyek miatt leáll a munka, vagy nagyban hátráltatva vagyunk.

Fontos, hogy bizonyos dolgokra merjünk nemet mondani. Ha elhatározzuk, hogy most csak egyetlen munkával foglalkozunk, akkor igenis mondjunk nemet a bejövő telefonokra, a felugró eseményekre, és egy kis csevegésre a munkatársunkkal. Ha a munkánk olyan, hogy sokan megkeresnek napközben ügyes bajos dolgaikkal, akkor nevezzünk ki egy fogadóórát és más egyéb időpontban zárjuk be az ajtónkat. Egyik kedves munkatársam egy papírcsákót hajtogatott magának, rajta a NE ZAVARJ felirattal. Ez is beválik.

Ha a nap végén még marad teendőd, akkor tedd át a következő napra. Hidd el, hogy nem lesz kedved egy-egy feladatot hetekig tolni magad előtt, ha minden egyes nap át kell írnod az aznapi teendőlistára. Ha elvégeztél egy feladatot, azt nagy elégedettséggel pipáld ki, vagy húzd ki a listáról. Jól fog esni.

Ha a fentieket betartod, az idődet könnyen menedzseled, gyakorlatot szerezve azt veszed észre, hogy minden feladatot időben befejezel és mikor munka végén hazamész nem úgy gondolsz a napodra, mint teendők végtelen sorára, amivel nem sikerült megbirkóznod, hanem egy sikeres napra, amikor sok mindent elintéztél. Arról nem is beszélve, hogy a feletteseid hamar észre fogják venni, hogy ameddig a többiek csak úsznak az árral, te mindig mindennel időben készen vagy és hamarosan azt fogják kérdezni tőled: hogy tudod ilyen jól beosztani az idődet?

Liza