Mit tegyen egy vezető különleges, vészhelyzeti esetben? Vészhelyzet-e ez egyáltalán? Minek nevezzük? Különleges állapotnak? Ideiglenes állapotnak? Mit mondjon egy vezető ilyenkor? Hogyan működjünk tovább? Hogy tudjuk folytatni a munkát? Mit tegyünk a pletykákkal?
Emergency Koordinátorként dolgozom egy éve a világ egyik legnagyobb humanitárius szervezeténél, ahol a összes nagy humanitárius krízissel foglalkozunk a nagyvilágban. Több mint 17 éve vagyok vezető beosztásban, többször nemzetközi csapatokat vezettem, volt, hogy elérte a százat az osztályomon dolgozók száma. Dolgoztam Ázsia és Európa különböző országaiban, online menedzseltem különböző nyelvű és kultúrájú csapatokat és kiképeztek különleges vészhelyzetekre is. Itt most megosztanék veletek
néhány gondolatot, hogy vezetőként mit tudsz tenni egy vészhelyzetben.
Kommunikáljunk!
Mit tegyen egy vezető ha valami rendkívüli történik?
Az első, mindennél fontosabb dolog, hogy kommunikáljon! Az a legrosszabb, ha nem kommunikálunk, ha nem hívjuk össze a csapatot, ha nem küldünk kör e-mailt, ha a munkatársaink egymástól kezdenek el informálódni vagy pletykák röppennek fel. A krízishelyzetben az első dolog, hogy a vezető feláll és beszélni kezd. Ezért mindenkinél hamarabb állj ki a csapatod elé. Már ez a lépés nagyban meg fogja határozni a közösség hozzáállását.
Mit mondjak?
Nyugodtan oszd meg a csapatoddal az aggályaidat, hogy te sem tudod, hogy mi fog történni, de hogy a csapat egészsége a legfontosabb. Nem árt, ha hoztál már néhány döntést, amit ki tudsz hirdetni, de ha nem, akkor is összegezni tudod, hogy a munkaszervezés mely területeit érintheti változás és miként. A legfontosabb, hogy azokra az aggályokra válaszolj, ami a munkatársaidat érintheti. Például, hogy elveszíthetik-e az állásukat ebben az esetben. Ha nem tudsz konkrét döntéseket mondani, az sem baj, mond el miken dolgozol, mik merültek fel, és hogy milyen módon fogod őket informálni.
A folyamatos kommunikáció és az őszinteség a legfontosabb. A pánikot sokszor a téves információk hozzák. Az üzeneted lényege legyen az, hogy együtt vagytok ebben a helyzetben, ne érezze senki magát kiszolgáltatva, elhagyatva.
Minek nevezzem?
Nyugodtan hívd a tervet ideiglenes munkavégzésnek, vagy akár vészhelyzeti forgatókönyvnek, mindegy, a lényeg, hogy ha a csapatod látja, hogy őszinte vagy és határozott, mert a pánikot ezzel fogod elkerülni.
A csapat
Mindig vannak olyanok egy csapatban, akiket fellelkesít az új körülmény, akik hirtelen ezer ötlettel állnak elő, akiket annyira izgat az új helyzet, hogy sziporkázni kezdenek. Én mindig örömmel vontam be a csapatom a megoldások kidolgozásába, ígyhát én mindig nyitok feléjük, elmondom milyen ötletek merültek fel, hogyan tudnánk átvészelni együtt ezt a helyzetet és azonnal összeállítok egy vészhelyzeti csapatot, akikkel közösen kidolgozzuk a megoldásokat. Sokkal jobb neked is, ha a csapatoddal együtt dolgozol ki egy nekik szóló új munkamenetet, mint ha nélkülük.
Lehetőségek a vészhelyzetben
A csapatmegbeszélés mindig remek alkalom arra, hogy a közhangulatot befolyásoljuk. A megnyugtatás az elsődleges és az érzet, hogy együtt vagyunk, együtt fogjuk ezt megoldani. Amint megbeszéltük az aggodalmakat és a konkrét lépéseket, rátérhetünk arra, mekkora lehetőségek rejlenek ebben a helyzetben. Még a legrosszabb helyzet is tele van lehetőségekkel! Vegyük végig, engedjük, hogy a csapat fantáziája szárnyaljon. Miért is ne viccelődjünk azon, hogyan fogunk ezentúl otthonról közös munkaebédet tartani online? Vagy hogy legalább megspóroljuk a külföldi központba repülgetés költségeit? Hogy ha most elhalasztjuk a nagyrendezvényünket őszre, akkor legalább tényleg lesz idő rendesen megszervezni… satöbbi, satöbbi. A legjobb, ha meglátjuk, hogy ez a helyzet nem csak kihívásokat, hanem valóságos új lehetőségeket is hordoz magában!
Vészhelyzeti csapat
A nagy vészhelyzetekben, válságokban hirtelen megváltoznak a feladatok. A munkatársak esetleg nem tudják végezni a mindennapi feladataikat, valakik csak úgy ténferegnek, egész nap a neten nézik a híreket, mert a munkájukat nem tudják végezni, vagy mert annyira idegesek. Alakítsuk át a csapatunkat vészhelyzeti csapattá, osszunk le új feladatokat. Mikre lehet szükség? Ez nagyon függ a szervezet tevékenységétől, de mindenképpen bevonnék csapattagokat az otthonról való munkavégzés körülményeinek kidolgozásába, vagy az új lehetőségek kidolgozásába és valakit a hírek figyelésébe, a rendszeres kommunikációba. A rendszeres kommunikáció kidolgozása nagyon fontos, 1-2 naponta kör e-mail, vagy megbeszélések.
Nagy krízisekben a feladatmegosztást előre leosztjuk és szimulációval begyakoroljuk, valamint belső kommunikációs csatornákat használunk, de ebben az esetben már az is nagyon sokat segít, ha van egy kisebb csapatod, akire számíthatsz.
Minden másképp megy
És utolsó pontként azt említeném, ne próbáld rávenni a csapatot, hogy mindenki csináljon úgy, mintha semmi sem történt volna! Ki tudja a munkáját végezni, mikor a világ éppen kifordul a négy sarkából körülötte? Sokkal hasznosabb, ha a felgyülemlett feszültségeket és energiákat az emberek arra fordítják, hogy segítsenek kitalálni hogyan menjen tovább a munka, a szervezet, a cég, minthogy próbáljanak valamire koncentrálni, amire úgysem tudnak.
Vonj be mindenkit a megoldások kidolgozásába, használd a különleges energiákat és nézz a lehetőségek felé! Egy vészhelyzet nem csak új lehetőségeket teremt, de össze is hozza a csapatot.
Szervezetfejlesztés, szervezet átalakítás, munkakörülmények átalakítása, online munkavégzés, virtuális csapatmenedzsment témakörében keress minket nyugodtan!
Baranyai Liza
